Workflow - průvodky

• Seznam workflow průvodek
• Detail workflow průvodky

Seznam workflow průvodek

Na této stránce se zaměstnanci zobrazuje seznam workflow průvodek. Seznam obsahuje aktivní i ukončené workflow průvodky přihlášeného zaměstnance, resp. uživatele. Workflow průvodkou se rozumí hlavní pracovní věta workflow. Ta vznikne ve chvíli, kdy zaměstnanec požaduje založení nějakého workflow, např. žádosti o řádnou dovolenou. Workflow průvodka může vzniknout také na základě činnosti systému (např. Plány dovolených), nebo ji může vytvořit oprávněný zaměstnanec, který spravuje workflow pro jiné zaměstnance. Workflow průvodka je aktivní až do chvíle schválení, zamítnutí, nebo předčasného zrušení ze strany zaměstnance. Zobrazený seznam worklfow průvodek odpovídá filtrům zadaným v horní části stránky.

Popis stránky

Filtry

Pomocí filtrů v horní části stránky je možné průvodky filtrovat podle různých kritérií, což umožňuje lepší přehlednost a snazší orientaci ve větším množství průvodek.

• Min. datum vytvoření - jedná se o minimální datum vytvoření průvodky, tj. do filtru budou zahrnuty průvodky, které byly vytvořeny vybraný den a mladší. V tomto případě od 20.6.2021 do aktuálního data. Automaticky je přednastaveno datum o měsíc nižší, než je aktuální datum.
• Workflow je ukončeno - výběr z hodnot:
  [Nezadáno]
  Ukončeno
  Neukončeno - přednastavená hodnota
• Stav workflow - výběr z hodnot:
  [Nezadáno]
  Aktivní - přednastavená hodnota
  Zpracováno
  Zamítnuto
  Zrušeno
  Schváleno
  TimeOut
• Typ workflow - výběr z hodnot:
  [Nezadáno] - přednastavená hodnota
  Bez připojených dat
  Plánování dovolených
  Žádost o nepřítomnost
  Žádost o nepřítomnost nařízenou
  Žádost o zrušení nepřítomnosti
  Žádost o zrušení nepřítomnosti nařízené
  ...
  Ve výběru jsou uvedeny všechny typy workflow, které jsou dostupné v rámci PIS FLUXPAM.
• Typ události - jedná se o filtr na typ aktivní události. Jestliže při použití tohoto filtru nebude u workflow průvodky žádná aktivní workflow událost, nebude tato průvodka zobrazena, a to ani v případě, že by poslední událost filtru odpovídala filtru.
  Výběr z hodnot:
  [Nezadáno] - přednastavená hodnota
  Vstup
  Doporučení
  Žádost
  Doplnit
  Zamítnuto
  Zpracuj
  Info
  Zrušeno
  TimeOut

Pro zobrazení průvodek dle zvolených filtrů je nutné kliknout na tlačítko .

Tlačítko nastaví filtry do výchozích hodnot.

Seznam průvodek - popis ikon

Ikona Založ nové workflow zobrazí dialog pro založení nového workflow. Popis postupu založení nového worklfow zde.

Ikona zobrazí detail workflow průvodky. Z detailu workflow průvodky lze vyčíst celou historii zpracování workflow.

Ikona  Zruš worflow umožní předčasné ukončení workflow ze strany zaměstnance, který událost vytvořil. Při zrušení lze nepovinně doplnit důvod zrušení události. Zrušit lze pouze rozpracované, tzn. aktivní workflow události.

Pomocí této ikony není možné zrušit workflow událost typu Plánování dovolených. U těchto událostí se tato ikona vůbec nezobrazuje. Workflow událost typu Plánování dovolených může tímto zpsůobem zrušit pouze oprávněný uživatel - správce průvodek.

Ikona Náhled na data zobrazí náhled na datovou část workflow průvodky.

Ikona Vrať do zpracování umoží workflow ve stavu TimeOut navrátit do aktivního stavu. Toto je možné pouze u typu worfklow, které to umožňují, zejména se jedná o Plánování dovolených.

Seznam průvodek - popis sloupců

• ID - unikátní identifikátor wf průvodky. Slouží pouze pro lepší orientaci.
• Název - je přebírán z wf definice:
  Bez připojených dat
  Plán dovolených
  Žádost o řádnou dovolenou
  Žádost o SickDay
  Žádost o nařízenou dovolenou
  Žádost o zrušení řádné dovolené
  Žádost o zrušení SickDay
  Žádost o zrušení nařízené dovolené
  ...
• Upřesnění, Upřesnění 1, Upřesnění 2 - sloupce pro další informace vztahující se k workflow, například termín žádosti o nepřítomnost v případě typu workflow Žádost o řádnou nepřítomnost.
• Pro zaměstnance - informace týkající se zaměstnance, pro kterého byla workflow průvodka založena. Obvykle bývá shodný s vlastníkem workflow, tz. přihlášeným zaměstnancem/uživatelem. V případě, že přihlášený zaměstnanec/uživatel založil workflow pro jiného zaměstnance, pak zde budou informace zaměstnance, pro kterého bylo workflow vytvořeno.
  Jméno
  Os. číslo
  Středisko
  Název SM
  Sekce
  Odbor
  Oddělení
  Referát
• Založeno - datum a čas vytvoření workflow průvodky. Jestliže je za časem založení zobrazen znak (a) znamená to, že workflow vytvořil administrátor workflow. Upřesnění, o kterého uživatele se jedná, je uvedeno v detailu průvodky.
• Stav - stav, ve kterém se workflow aktuálně nachází. Popis možných stavů a způsobů, jak se do nich workflow dostane:
  Aktivní - nastaví se po založení workflow
  Zpracováno - nastaví se po zpracování worfkflow typu Zpracuj
  Zamítnuto - nastaví se po zpracování worflow typu Žádost tlačítkem Zamítám
  Zrušeno - nastaví se po předčasném zrušení workflow vlastníkem
  Schváleno - nastaví se po zpracování workflow typu Žádost tlačítkem Schvaluji
  TimeOut - nastaví se po vypršení času konce Aktivní workflow události
• Ukončeno - jestliže již workflow průvodka nemá žádnou wf událost čekající na zpracování, je v tomto sloupci označena jako ukončená.
• Zaškrtávací pole Skrýt organizační členění - při zaškrtnutí tohoto pole dojde ke skrytí sloupců Název SM, Sekce, Odbor, Oddělení, Referát z části Pro zaměstnance. Pole slouží k větší přehlednosti seznamu průvodek.

Vytvoření nového workflow

Po stisknutí ikony se zobrazí okno Založení nového workflow.

Ve výběru Pro zaměstnance je uveden přihlášený zaměstnanec/uživatel a případně po rozkliknutí další zaměstnanci, které má přihlášený zaměstnanec/uživatel ve správě. Jestliže přihlášený zaměstnanec/uživatel spravuje workflow jiným zaměstnancům, zobrazí se jejich seznam:

Zapsáním jména nebo jeho části, osobního čísla nebo střediska dojde k filtrování výběru v seznamu.

Ve výběru Definice workflow je seznam workflow dostupných pro vybraného zaměstnance.

Stiknutím tlačítka se vytvoří nové workflow a dojde k automatickému přepnutí na stránku pro zadávání dat. V případě, že zaměstnanec/uživatel vytváří workflow pro jiného zaměstnance, další průběh záleží na nastavení oprávnění Správa cizích workflow.

Detail workflow průvodky

Po použití ikony se otevře detail průvodky, kde se nacházejí informace o průběhu zpracování workflow v čase, o aktuálním stavu workflow a o tom, kdo jej má aktálně zpracovat.

Záhlaví obsahuje obecné informace o workflow:

• Název workflow, typ workflow - přichází z wf definice.
• Založil - informace, kdo workflow průvodku založil, obvykle to bývá aktuálně přihlášený zaměstnanec/uživatel.
• Pro zaměstnance - informace, pro jakého zaměstnance je workflow průvodka založena. Obvykle bývá v poli Založil a Pro zaměstnance shodný zaměstnanec/uživatel, tj. aktuálně přihlášený zaměstnanec/uživatel. Jiný zaměstnanec/uživatel může být uveden v případě, že workflow dotyčného zaměstnance má aktuálně přihlášený zaměstnanec/uživatel ve správě a workflow mu založil.

Následuje seznam workflow událostí a historie jejich zpracování .

Jak záznamy číst

V uvedeném příkladu:

1. Zaměstnanec 'Devátý' vytvořil pro sebe sama workflow 'Plán dovolených'.
2. Automaticky se vytvořila wf událost typu: Vstup (ID=1090).
3. Devátý zpracoval wf událost (ID=1090), vložil data a stiskl tlačítko OK.
4. Tím se vytvořil historický záznam (ID=1459) s výsledkem Odešli. Dále se automaticky vytvořila wf událost typu: Doporučení (ID=1091) a tato byla předložena určené množině zaměstnanců (nebo jednomu) ke zpracování.
5. WF událost (ID=1091) zpracoval pan Pátý a poslal workflow zpět k doplnění tlačítkem Doplnit.
6. Tím se vytvořil historický záznam (ID=1460) s výsledkem Doplnit. Dále se automaticky vytvořila wf událost typu: Doplnit (ID=1092) a tato byla předložena ke zpracování Devátému.
7. Devátý zpracoval wf událost (ID=1092), doplnil data a stiskl tlačítko OK.
8. Tím se vytvořil historický záznam (ID=1461) s výsledkem Odešli. Dále se automaticky vytvořila wf událost typu: Doporučení (ID=1093) a tato byla předložena panu Pátému.
9. WF událost (ID=1093) zpracoval pan Pátý a poslal workflow dál tlačítkem Doporučuji.
10. Tím se vytvořil historický záznam (ID=1462) s výsledkem Doporučuji. Dále se automaticky vytvořila wf událost typu: Žádost (ID=1094) a tato byla předložena určené množině zaměstnanců (nebo jednomu) ke zpracování.
11. atd.
12. V případě, že je workflow průvodka aktivní, pak žlutě podbarvená řádka a označení ve sloupci UA informuje o tom, že u tohoto zaměstnance nebo u těchto zaměstnanců čeká workflow aktuálně na zpracování.

Popis sloupců

• ID - unikátní identifikátor wf průvodky a wf historie. Slouží pouze k lepší orientaci.
• Typ
  wf událost tak jak jí viděl zaměstnanec, který jí zpracoval
  wf historie - popisuje způsob zpracování předchozí wf průvodky
• Založeno - datum a čas kdy byla wf událost nebo wf historie založena.
• Upozornění - datum a čas, kdy bude odesláno e-mailové upozornění na čekající wf událost. Má význam pouze u řádku s wf událostí.
• Odesl. - tento sloupec zobrazuje informaci, jestli e-mailové upozornění odešlo nebo ne. Pokud je pole zaškrtnuté, pak upozornění odešlo.
• Konec - datum a čas, kdy bude workflow automaticky ukončeno příkazem TimeOut
• Zadal - jméno a osobní číslo zaměstnance, který wf událost zpracoval. Má význam pouze u wf historie.
• Typ - typ wf události. Podle tohoto typu dochází při zobrazení wf událostí u zaměstnanců ke změnám v ovládání.

Vstup	Prvotní vstup hodnot. Lze použít pouze tlačítko OK.
Doporučení	Zpracovatel může použít tlačítka: Doplnit, Doporučuji, Nedoporučuji.
Žádost	Zpracovatel může použít tlačítka: Doplnit, Zamítám, Schvaluji.
Doplnit	Zpracovatel může použít tlačítko: OK.
Zamítnuto	Zpracovatel může použít tlačítko: OK.
Zpracuj	Zpracovatel může použít tlačítko: Zpracuj.
Info	Zpracovatel může použít tlačítko: OK.
Zrušeno	Zpracovatel může použít tlačítko: OK.
TimeOut	Zpracovatel může použít tlačítko: OK.

• ZD - zde se význam liší podle typu řádku.
  - wf událost, zaškrtnutí znamená, že data bylo možno měnit
  - wf historie - zaškrtnutí znamená, že data byla zpracovatelem změněna
  
• UA - zaškrtnutí znamená, že událost je aktivní a čeká na zpracování. Tyto řádky také mají žlutý podklad.
• Měl zadat - jestliže je v tomto sloupci zobrazeno jméno, znamená to, že zaměstnanec který je uveden ve sloupci Zadal, zpracoval workflow událost v zastoupení, nebo spravuje workflow zaměstnance, který měl workflow událost zpracovat. Má význam pouze u workflow historie.
• Poznámka/Zpracuje - u řádek s workflow historií je zde poznámka, kterou zadal zaměstnanec, který zpracoval workflow událost. V případě řádky aktivní workflow události (má žlutý podklad) je zde seznam zaměstnanců, kteří mohou workflow událost zpracovat.
• Výsledek - informace, s jakým výsledkem byla workflow událost zpracována. Zpracovává zaměstnanec, systém (TimeOut) nebo vlastník (Zrušeno). Výsledek je uložen ve workflow historii.
  OK
  Doplnit
  Doporučuji
  Nedoporučuji
  Zamítám
  Schvaluji
  Zpracováno
  Zrušeno
  TimeOut

• Workflow
• Workflow události
• Obecná práce se seznamy