Systém FluxPam5 implementuje mechanizmus oběhu informací a dokumentů mezi zaměstnanci pomocí nastavitelné logiky tzv. Workflow. Workflow může existovat bez připojených dat nebo může nést nejrůznější připojená data.
V případě bez připojených dat kolují mezi zaměstnanci pouze textová pole a workflow má pouze informační a nikoliv výkonný charakter.
V případě připojených dat se pomocí workflow a podle výsledků zadání od uživatelů nastavují příslušné evidence (například plánování dovolené, žádosti o dovolenou, ...).
Počet typů připojených dat není omezen a lze je libovolně doplňovat podle přání zákazníků.
Výchozím požadavkem pro fungování workflow je vytvoření popisu jeho chování - definice. Definice obsahují typ workflow:
název, pro které zaměstnance je wf určeno a uzly rozhodování.
Chování wf řídí především uzly rozhodování. Jedná se o skripty, které se liší implementace od implementace podle požadavků zákazníka.
Podle wf definic si později zaměstnanci vytváří libovolné množství wf průvodek, které postupují přesně podle údajů v nich uložených.
WF průvodkou rozumíme hlavní pracovní větu workflow. Vznikne ve chvíli, kdy požadujete založení nějakého workflow, třeba žádost o dovolenou. Může pro Vás také vzniknou na základě činnosti systému (plánování dovolených), nebo od zaměstnance, který Vaše workflow spravuje. WF průvodka je aktivní až do chvíle schválení, zamítnutí nebo předčasného ukončení.
Ukládají se do ní výsledky zpracování jednotlivých wf událostí ve formě 'wf Historie'. Každá wf průvodka má svého vlastníka - zaměstnance, který jí vytvořil. Vlastník může wf průvodku kdykoliv během jejího života předčasně ukončit.
WF průvodka může být ve stavu:
Při psaní skriptů uzlů rozhodování je vhodné, aby některé z hodnot byly nastavitelné vně skriptu (například které systemizované místo je vedoucí personalista, atd.). Tím bude možná změna chování skriptů bez nutnosti zásahu do vlastních skriptů. Toto umožňují tzv wf hodnoty.
WF hodnoty se vyhledávajů podle jejich názvů, proto musí být názvy jedinečné. WF hodnotu mohou obsahovat jednoduché hodnoty jako jsou čísla, texty, datumy, ale mohou být i 'inteligentními' hodnotami, které v sobě nesou definici jednoho zaměstnance nebo množiny více zaměstnanců.
Počet zaměstnanců v 'inteligentní' wf hodnotě není omezen a lze je kumulovat podle uzlů ORS nebo podle systemizovaných míst. Zaměstnance lze do seznamu přičítat i s něho odčítat což umožní vytvářet seznamy typu 'všichni z tohoto oddělení mimo tohoto zaměstnance'.
WF hodnoty lze nastavovat v administračním programu D5Admin.
Workflow komunikuje se zaměstnanci pomocí wf událostí. WF událost může být určena jednomu zaměstnanci nebo skupině podle ORS atp. WF události se nabízí 'svým' zaměstnancům jako webový seznam ke zpracování. V tomto seznamu se mohou rovněž nabízet i události pro zastupované zaměstnance, nebo pro spravované zaměstnance.
Ve wf události lze zadat poznámku a zobrazovat, případně i upravovat připojená data (jestliže existují).
Možné typy wf událostí a zobrazovaná tlačítka:
| Typ WF události | Zobrazovaná tlačítka | Typ skriptu, který bude spuštěn po stisknutí tlačítka |
| Vstup | OK | Vstup |
| Doporučení | Doplnit Doporučuji Nedoporučuji | Doporučení |
| Žádost | Doplnit Zamítám Schvaluji | Žádost |
| Doplnit | OK | Doplnění |
| Zamítnuto | OK | --- |
| Zpracuj | Zpracováno | Zpracuj |
| Info | OK | --- |
| Zrušeno | OK | --- |
| TimeOut | OK | --- |
Aby bylo možno vytvářet a zpracovávat workflow pro zaměstnance, kteří nemají přístup k PC, existuje tzv. 'správa cizích workflow'. V ní lze vybrat zaměstnance, kteří budou zaměstnancem pod definovaným systemizovaným místem spravováni (bude jim možno vytvářet nové WF a zpracovávat jejich WF události). Lze také určit, které jejich wf definice bude možno spravovat.
Správu cizích wf lze nastavovat v administračním programu D5Admin.
Jestliže bude některý zaměstnanec nepřítomen, může delegovat svá práva na jiného zaměstnance. Ten pak uvidí wf události určené pro původního zaměstnance a může je zpracovat.
Ve wf historii je pak vidět, kdo měl wf událost zpracovat.
Zastupování se nastavuje v systému zastupování zaměstnanců jako typ Workflow.